PANDEMİ SONRASINDA YENİ DÜZENE UYUM SAĞLAYACAK OFİS TASARIMI NASIL OLMALI?
Pandemi öncesinde yapılan araştırmalara göre; günümüzde, hayatımızın %87’sini iç mekanlarda, bu sürenin büyük kısmını ise ofislerde geçiriyorduk. Ofis tasarımı ise buna göre şekilleniyordu. Pandeminin hayatımıza girmesiyle ise, iç mekanlarda geçtirdiğimiz süre daha da arttı. İş koluna göre bazı firmalar tamamen evden çalışma sistemine geçerken, birçok firma haftada birkaç gün evden çalışmayı rutininin bir parçası haline getirdi ve ofise gelinecek günler için ofis tasarımını doğru bir şekilde değiştirdi.
Bu sistem, uluslararası düzlemde yeni bir kavram olmasa da ülkemizde hem daha geç uygulanmaya başlandığından hem de kültürel farklılıklarımızdan dolayı hala tam olarak benimsenebilmiş veya içselleştirilebilmiş değil. Biz ofislerimizi açık ofise çevirip çalışma şeklimize home office çalışmayı adapte etmeye çalışırken, bu kavramların uzun süredir uygulandığı Amerika’da ve Avrupa Ülkelerinde artık bu kavramların doğrulukları tartışılıyor. Peki, nedir bu işin doğrusu? Pandemi sonrasında yeni düzene uyum sağlayacak ofis tasarımı nasıl olmalı?
Tam veya Yarı Zamanlı Evden Çalışmaya Geçiş
Öncelikle, pandemiyle birlikte tüm dünyada evden, yani home office çalışma şekli zorunlu bir şekilde hayatımıza girdi. Amerika’da bu sistem daha önce uygulanıp, sonradan tam zamanlı uygulandığında çalışan verimini düşürdüğü saptanmış ve çalışanlar yeni bir ofis tasarımı yapılarak ve ofisleri daha konforlu hale getirerek tekrardan ofise çekilmeye çalışılmıştı. Bugün, bu sistemin de tamamen sürdürülebilir olamayacağını çünkü yaşadığımız pandemi gibi süreçlerin bizleri evden çalışmaya zorlayabileceğini gördük. Bu nedenle hem çalışan sağlığını hem de verimi ön planda tutarak hibrit bir model benimsemek ve gerektiği durumda çalışma düzeniniz bozulmadan tam zamanlı evden çalışabilir bir sisteme geçmek şirketiniz için en doğrusu olacaktır. Eğer evden çalışmayı sisteminize hiç entegre etmeye çalışmazsanız, evden çalışmayla kaybedeceğinizi düşündüğünüz verimin daha fazlasını kaybedersiniz. Çevrenizdeki birçok şirketin en azından yarı zamanlı olarak evden çalışma sistemine geçmesiyle, sağlığın ön planda olduğu bu dönemde çalışanlarınız her gün toplu taşıma sistemine ve kalabalığa dahil olduğunda kaygı düzeyi artacak ve bu işletmenize yansıyacaktır. Aynı zamanda, çalışanlarınıza hastalık izni vermeniz gereken günler artacaktır. Bu nedenle, yaptığınız iş ve sektörünüz müsaitse, haftada birkaç günden başlayarak mutlaka evden çalışma sistemini şirketinize entegre etmeyi ve ofis tasarımınızı buna göre şekillendirmeyi deneyebilirsiniz.
Açık Ofis Sistemini Ofis Tasarımına Entegre Etmek
Açık ofise geçişle ilgili ise, bu sorunun tek bir cevabı yok. Ofis tasarımınız yapılırken, verdiğiniz hizmete, işletme tipinize ve şirket kültürüne göre gerekli analizler yapılarak sizi ve çalışanlarınızı ileriye taşıyacak olan ne ise o seçilmelidir. Yurt dışında artık açık ofislerin eleştirilmeye başlanmasının nedeni ise, dikkat dağınıklığını arttırdığı, çalışanların bu düzene alışamadığı, yeterli gizliliğin olmadığı gibi noktalardır. Oysa ki, bu noktaların her biri yanlış tasarımdan veya yanlış kullanımdan kaynaklanan eksiklerdir diyebiliriz. Öyleyse ne yapmalı, kapalı ofislerden açık ofislere entegrasyon nasıl sağlanmalı?
Eğer işletmenize uygun ofis tipolojisi açık ofis olarak belirlendiyse öncelikle bu geçişi yapmaya hazır olmalısınız. Açık ofisler doğru şekilde planlandığında verimliliği, çalışma alanında refahı ve çalışan bağlılığını arttırmaktadır. Burada en önemli görev de şirket liderlerine ve biz iç mimarlara düşmektedir. Açık ofis tasarımı yapan İç Mimarlar wellbeing dediğimiz kavrama yani çalışanların işten ayrılırken, sabah geldiklerinden daha sağlıklı olmalarına dikkat etmelidir. Dikkat dağınıklıklarına mahal vermeyecek şekilde doğru seperasyon elemanları kullanmalı, gizlilik arandığı zaman için birkaç farklı ihtiyaca hizmet edecek toplantı odaları ve özel görüşme kabinleri planlamalıdır. Bazı duvarlarda kullanılacak farklı renkler, canlı renklerdeki duvar kağıtları ve duvar yazıları ile çalışanlar görsel olarak uyarılmalı, çalışmak isteyebilecekleri farklı rahatlık, yükseklik ve kalabalıktaki alanlar yaratılmalıdır. Çay-kahve ve printer alanları, bu alanları kullananların diğer alanlarda çalışanlarla karşılaşıp sosyalleşebilecekleri alanlar olarak değerlendirilmeli, ancak pandemi döneminde buna dikkat edilmelidir. Bu durumda işyerindeki liderlere düşen sorumluluk ise bu yeni sistemi kullanmaktır.
Kendine ait kapalı odalarında çalışmaya devam eden liderler çalışanlarının açık ofis düzenine alışamadığını söylemektedirler. Oysa ki, çalışanlar ilk önce bu sistemin kullanıldığını liderlerinden görmelidir. Unutulmamalıdır ki patron olmak ve lider olmak çok farklı özelliklerdir. Şirketinizde verimi, refahı ve çalışan bağlılığını arttırmak istiyorsanız iyi bir lider olmalısınız.
Danışmanlık Hizmeti Almak İstiyorsanız
Eğer siz de pandemi sonrası değişen kurallarla normalleşme dönemine uyum sağlamaya çalışıyor ve kapalı ofis sisteminden yeterli verimi alamıyorsanız hem şirketiniz hem de çalışanlarınız için düşünceli ve öncü şekilde hareket etmek istiyorsanız, açık ofis tasarımınızın üzerinde birlikte çalışalım.